Commis de bureau

Description du poste

Sous la supervision de la directrice des ressources humaines, le ou la commis de bureau est responsable d’effectuer différentes tâches du quotidien afin d’appuyer les différents départements de la compagnie et assurer une fluidité des opérations tout au long de la journée.

Principales responsabilité

Tâches administratives

• Distribue le courrier ;
• Nettoie les bureaux des nouveaux employés ;
• Prépare la trousse de départ des nouveaux employés et en fait la distribution;  
• Rempli les photocopieurs de papiers à tous les matins ;
• S’assure du stock de fournitures de chaque photocopieur ;
• S’assure du classement des documents de l’entreprise, au besoin ;
• Plastifie et affiche les différents documents ;
• Maintien à jour une liste des fournitures et s’assure d’en avoir en quantité suffisante ;
• Place les commandes de fournitures au besoin.

Réception

• Assure le remplacement à la réception lors des pauses, des absences et des vacances de la réceptionniste ;
• Réceptionne les fournitures commandées, vérifie les quantités reçues et place les fournitures aux bons endroits.

Cuisines et salles de conférence

• Vérifie régulièrement que les salles de conférences soient propres, ordonnées et qu’il ne manque aucune fourniture ;
• S’assure en tout temps de la propreté des cuisines ;
• Rempli et vide le lave-vaisselle ;
• Responsable de l’inventaire des fournitures de cuisine et place les commandes au besoin ;
• Responsable du service du café et de l’eau dans les salles de conférences en présence des clients ;

Entretien des lieux

• Désinfecte les photocopieurs, machines à café et imprimantes tout au long de la journée ;
• Désinfecte les salles de conférences avant et après une réunion ;
• Rempli les bouteilles de savon des salles de bain et des cuisines ;
• Lave les linges de cuisine.

Connaissances

• Bilinguisme essentiel (Français et anglais), à l’oral et à l’écrit;
• Expérience à la réception, un atout ;
• Maitrise de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint).

Habiletés

• Capacité à communiquer efficacement;
• Capacité à entretenir de bonnes relations interpersonnelles;
• Capacité à assumer plusieurs responsabilités.

Aptitudes et attitudes 

• Faire preuve de ponctualité;
• Faire preuve de professionnalisme;
• Faire preuve d’autonomie;
• Faire preuve de rapidité;
• Faire preuve d’une bonne gestion du stress;
• Faire preuve d’un souci de qualité;
• Faire preuve de discrétion;
• Faire preuve de politesse.

Formation et expérience requise

• Diplôme d’études secondaires ;
• 1 à 3 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire.